Les 5 bonnes questions à se poser avant de tout envoyer balader !

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Il nous arrive tous d’avoir des moments où l’on se sent perdu. Toutes nos obligations (professionnelles, familiales) nous dépassent et nous ne savons plus où donner de la tête.

Avant d’en arriver à avoir envie de tout envoyer balader : mari, patron, enfants, posez vous 5 questions pour arriver à y voir plus clair dans votre vie.

1-Combien de temps consacrez-vous à vos activités personnelles dans une semaine ?

Par activités personnelles j’entends activité que vous faites pour votre bien être exclusivement et sans être dérangé (cela peut être prendre un bain, lire un livre, faire un sport, se former, …).

Il est primordial pour chaque être humain de pouvoir s’adonner à une ou plusieurs activités qui ont simplement pour vocation de se faire plaisir. Cette activité n’a pas besoin d’être payante (s’abonner à un club de gym, aller au cinéma). Beaucoup d’activités sont gratuites : marcher dans un endroit qui nous plait (forêt, parc, ou même une ville), prendre un bain, méditer, dessiner…

Si la réponse est 0 ou rarement, il serait sans doute temps de penser à vous. Bloquez-vous au départ ne serait-ce qu’une heure par semaine, rien qu’à vous.

 

Comment trouver ce temps ?

D’abord il faut que vous soyez convaincu, que vous décidiez de vous l’accorder et être conscient que vous vous donnez de nouveaux objectifs.

Réfléchissez aux tâches que vous devez accomplir chaque semaine. Pourquoi ne pas noter ensuite sur un cahier (personnellement cela m’aide à avoir les idées plus claires).

Pour chacune d’entre elles, notez en face à quelle catégorie de votre vie à laquelle elle se rattache (famille, travail, autres). Rajoutez 2 colonnes + (agréable) et – (si je peux éviter de le faire) et cochez  dans quelle colonne vous associez cette tâche.

Je vais vous donner des exemples un peu plus loin pour soit optimiser une tâche ou carrément la supprimer (la déléguer à quelqu’un d’autre).

 

2. Que voudriez-vous faire avec le temps gagné ?

Il est ultra important que vous sachiez à l’avance comment vous allez utiliser les heures récupérées. Pourquoi ?

Tout simplement parce que sinon vous allez à nouveau vous laisser envahir par d’autres choses qui vont à nouveau pirater vos journées.

Exemple : souhaitez-vous vous former sur quelque chose que vous avez toujours voulu faire ? Apprendre à cuisiner (le web regorge de formations ou de coaching en tout genre). Vous pouvez aussi vouloir vous consacrer plus de temps pour vous relaxer, vous bichonner.

Faire du sport. Dans toutes les régions il existe des associations qui proposent une multitude d’activités dans tous les domaines et pour tous les âges. Vous pouvez vous renseigner auprès de votre mairie.

 

3-Comment m’organiser dans ma vie pour être plus efficace à mon travail ?

Tout ce que vous faites est-il vraiment indispensable ?

Réfléchissez à votre journée de travail et notez sur une feuille (ou sur votre cahier) toutes les tâches comme vu au point 1. Ecrivez en face l’ordre d’importance.

Pour chacune de celles qui se trouvent en bas de liste,

  • est-elle indispensable ? Je m’entends. On fait tous souvent des actes routiniés mais au fil du temps certaintes choses ne sont plus nécessaires ou peuvent être faites différemment. Cette tâche peut-elle être automatisée ? J’ai réalisé récemment un tableau excel avec des formules automatisées qui me font gagner du temps. Si vos connaissances sont limitées, pourquoi ne pas vous faire aider de l’informaticien de votre société ou d’un collègue qui serait prêt à vous aider. Et ce serait aussi l’occasion de demander une formation à votre responsable.
  • peut-elle être supprimée ? Et oui, parfois certaines choses ne sont plus utiles. Par exemple, on envoie par habitude un mail à une liste de destinataire depuis longtemps. Mais les besoins changent et les procédés aussi. Est-il toujours utile ? Il se peut que les destinataires aient l’information par ailleurs.

 

Osez dire non !

Vous avez pris l’habitude de répondre aux demandes de vos collègues, au départ pour dépanner, pour être serviable. Et maintenant ils vous appellent par facilité. Cela leur évite de réfléchir par eux même ou d’aller chercher la solution ailleurs.

Par exemple, vous avez de bonnes connaissances Word et dès que quelqu’un à un souci il vient vous voir. Ok cela ne vous prend que quelques minutes mais sachez qu’en réalité c’est bien plus.

Vous êtes coupé dans la tâche que vous faisiez et qu’il va falloir qu’ensuite vous vous replongiez dans votre problème. Au final cela vous fait perdre non pas 3 minutes mais beaucoup plus : interruption + écouter la demande + réfléchir et lui donner sa réponse + vous remettre au travail. Faites le calcul vous même et vous verrez. Si vous êtes interrompu plusieurs fois dans votre journée, vous pouvez perdre des heures et vous devrez courir pour finir à temps ou rester plus tard.

Mettez un point d’honneur à changer cette situation.

Vous pouvez répondre gentillement (ne vous mettez pas à dos tous vos collègues !) que vous êtes très occupé et orientez la personne soit vers quelqu’un d’autre ou une amorce de solution pour qu’il cherche de lui-même. Exemple, pour Word toujours, l’aide en ligne est très bien faite et il suffit qu’il s’y penche un peu pour trouver sa solution.

Dans un premier temps vos collègues vont sans doute être surpris mais ils s’habitueront vite. Vous verrez que vous allez être de moins en moins dérangé.

Vous serez moins coupé dans votre travail, vous serez plus concentré et plus performant !

 

Modifiez vos habitudes de messagerie

Pourquoi de pas utiliser votre boite mail avec plus d’intelligence ? Est-ce qu’il vous viendrait à l’idée d’aller vérifier 10 fois par jour si votre facteur vous a livré du courrier dans votre boite aux lettres chez vous ? Non bien sûr.

Pour les mails faites de même. Au départ, contentez vous de vérifier vos messages 2 fois par jour. Voyez quel est le meilleur moment dans votre journée. Personnellement j’ai aussi prévenu mon supérieur de ma nouvelle habitude en expliquant que c’est pour être plus performante et mieux organisée.

Si vous avez un dossier important à remettre, travaillez dessus dès le début de la journée et ne regardez vos mails qu’en fin de matinée et en fin de journée par exemple. On a tous tendance à règler des broutilles en premier et terminer les plus gros dossiers à la fin et c’est la galère.

 

Mettez votre téléphone sur la messagerie

N’oubliez pas d’activer la messagerie automatique sur votre téléphone. Si c’est vraiment urgent les gens laissent un message. Vous vous apercevrez vite que la plupart ne le font pas car ils se débrouillent autrement.

 

4. Comment vous organisez vous à la maison ?

Pouquoi ne pas aussi faire la liste des tâches que vous accomplissez chaque semaine et de la même façon que pour votre travail :

Est-elle indispensable ? Est-il vraiment indispensable de passer l’aspirateur tous les jours ? Si je le fais seulement le week end, qu’est ce que cela va changer ?

Si oui, est ce que je peux déléguer ? Au conjoint, à vos enfants (voir article), ou une aide extérieure (femme de ménage, aide aux devoirs, …).

 

5. Qu’elles-sont les conséquences dans ma vie ?

Il est ultra important de prendre conscience de ce que les décisions prises et les actions menées dans les 4 précédents points ont apporté dans votre vie quotidienne.

Pourquoi ?

Tout simplement parce que justement vous allez découvrir le bénéfice des choix que vous avez faits. Vous allez positiver, retrouver le moral et vouloir mener d’autres actions pour améliorer encore votre quotidien.

D’où l’importance aussi de faire les activités que vous aviez notées en réponse à la question 2.

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